Le certificat de situation administrative s'obtient gratuitement et immédiatement sur le téléservice de l'administration. Les informations à fournir sont peu nombreuses, mais leur exactitude conditionne la délivrance du document.
Les informations demandées
Le formulaire réclame le numéro d'immatriculation, la date de première mise en circulation et, selon les cas, le nom du titulaire ou le numéro de formule du certificat d'immatriculation. Ce numéro de formule figure sur la carte grise et identifie le document lui-même, non le véhicule. Une date de première mise en circulation saisie au mauvais format reste la cause d'échec la plus fréquente, devant la confusion entre l'ancien format d'immatriculation et le format en vigueur.
Certificat simple et certificat détaillé
Deux documents portent le même nom et n'ont pas la même portée. Le certificat de situation administrative simple indique l'existence ou l'absence de gage et d'opposition, sous une forme réduite. Le certificat détaillé précise la nature des oppositions, l'identité du créancier gagiste et les procédures en cours sur le véhicule ; son accès est réservé au titulaire du certificat d'immatriculation et à certains professionnels. Un acheteur obtient donc le document simple, et demande au vendeur le document détaillé lorsque le premier signale une anomalie.
Durée de validité
La validité du certificat est brève et c'est l'essentiel à retenir. Le document remis lors d'une cession doit avoir été établi depuis moins de quinze jours à la date de la transaction. Un certificat obtenu plusieurs semaines auparavant n'a plus de valeur probante, puisqu'une opposition a pu être inscrite entretemps. Le document se réimprime autant de fois que nécessaire, sans frais.
Les sites payants
De nombreux sites privés proposent le même document contre paiement. Ils ne disposent d'aucun accès particulier au fichier : ils interrogent le téléservice public et facturent l'intermédiation, parfois sous forme d'un abonnement reconduit. Le service public délivre le certificat gratuitement, sans création de compte pour le certificat simple. Les sites qui demandent une carte bancaire pour un document officiellement gratuit n'apportent rien d'autre qu'une mise en page.
Véhicules exclus du téléservice
Seuls les véhicules immatriculés en France figurent au fichier national. Un véhicule importé et non encore immatriculé en France n'a donc pas de certificat de situation administrative, et la vérification passe alors par les registres du pays d'origine. Les véhicules portant encore une ancienne immatriculation départementale restent interrogeables, à condition de saisir le numéro exactement tel qu'il figure sur le certificat d'immatriculation, tirets compris. Les cyclomoteurs immatriculés et les remorques de plus de 500 kilogrammes relèvent des mêmes règles que les voitures.
Les pièces remises lors de la cession
Le certificat de situation administrative n'est qu'une des pièces de la vente. Le vendeur remet également le certificat d'immatriculation barré, daté et signé, le certificat de cession en deux exemplaires et, pour un véhicule de plus de quatre ans, le procès-verbal du contrôle technique. Il déclare ensuite la cession en ligne et reçoit un code de cession, que l'acheteur utilise pour sa propre démarche. Le défaut de déclaration laisse les amendes futures au nom de l'ancien propriétaire, ce qui en fait une formalité à ne pas remettre à plus tard.